Als u in uw bedrijf projecten laat uitvoeren kent u ongetwijfeld wel een aantal van deze verschijnselen:
- Projecten lopen vaak uit
- Projecten zijn duurder dan begroot
- Projectmedewerkers zijn niet beschikbaar als het nodig is om een urgente taak in het project uit te voeren
- Projecten leveren niet de gewenste producten
Het merkwaardige is dat we al eeuwenlang projecten uitvoeren, die nog steeds dit soort negatieve verschijnselen vertonen. We accepteren het, net als slecht weer, als een ‘fact of life’. Het is nou eenmaal zo, het zal altijd wel zo blijven.
Toch hoeft dit niet. Eli Goldratt, grondlegger van de Theory of Constraints, heeft met een aantal mensen een doorbraak gecreëerd. In dit en in volgende artikelen bespreek ik deze nieuwe aanpak, en hoe u dit kunt toepassen in uw bedrijf.
Waardoor onstaan de bovengenoemde negatieve effecten?
- In een project wordt veiligheid op taakniveau ingebouwd. Als een projectleider een tijdsschatting vraagt aan een medewerker, zal deze een schatting geven die voor 90% of meer zeker is. Dat doet hij om 2 redenen. De medewerker wil betrouwbaar zijn en ‘garandeert’ door een veilige schatting dat hij zijn schatting kan waarmaken. Een andere reden is dat een projectleider een medewerker vaak ‘afrekent’ als hij zijn schatting niet haalt.
- Door de veiligheid op taakniveau kan een volgende taak vaak nog niet gestart worden als een eerdere taak vroeger dan verwacht klaar is. De betreffende projectmedewerker is vaak al gepland voor andere taken (in andere projecten, bijvoorbeeld). Dus de tijdwinst gaat verloren.
- Als een taak te laat klaar is, begint de volgende taak ook te laat en is het maar de vraag of de projectmedewerker wel de ruimte heeft in zijn agenda om de nieuwe taak af te ronden. Bijv: een taak waarvoor 2 weken gepland is van medewerker A, start een week te laat omdat de voorgaande taak een week te laat is afgerond. A. kan 1 week werken, maar is hij de 2e week niet voor een ander project ingepland?
- Een ander veel voorkomend probleem is multi-tasking: een medewerker werkt vaak aan meerdere projecten tegelijk. Als de prioriteit niet goed gesteld wordt zal de medewerker kiezen voor het project waar de projectleider het hardste schreeuwt, of het project wat hem het leukste lijkt. Daarnaast gaat tijd verloren door heen-en-weer springen tussen verschillende projecten. De medewerker moet zich steeds weer omstellen als het ware.
- Omdat uiteindelijk de tijdsdruk te groot wordt, is de kans groot dat de producten van mindere kwaliteit zijn dan vereist, of dat er minder geleverd wordt (beperkte functionaliteit bijv) dan oorspronkelijk verwacht.
Samengevat: door veiligheid in te bouwen op taakniveau kun je snelheidswinst op een taak vaak niet benutten, en tijdsverlies niet inlopen, waardoor het project te laat wordt opgeleverd. Dat wordt nog versterkt door multi-tasking.
Wilt u meer weten over deze methode? Neem dan nu contact op!
Gerelateerde artikelen:
Populaire posts